video & webbkonferenser hur du avgör vilka funktioner som kommer att gynna dig mest

Webb-och videokonferenser tekniken blir mer sofistikerade för varje dag. För några år sedan var det en nyhet bara för att prata med någon på nätet, och se hans eller hennes bild på samma gång. Idag webbkonferenser samlar hela företag i komplexa samspel som rivaler lever ansikte mot ansikte möten. Hur du kan dra nytta av den senaste utvecklingen inom webbkonferenser beror på dina behov. Här är några punkter som du bör tänka på.

Ett. Behöver du göra en Powerpoint eller annan presentation under konferensen?

Om du svarat “ja” på denna fråga, då du kommer att bli glad att veta att dagens webb och videokonferenstjänster tillåter värd för en konferens för att presentera ett bildspel eller power point demonstration som kommer att synas på skärmarna för alla deltagare av en konferens. Likaså kan värdarna också öppna och visa dokument med annat format till sina deltagare. Om du behöver denna typ av förmåga, se till att din konferens leverantör kan ge detta till dig.

2. Behöver du telefonkonferenser integrerad med din webb / videokonferens?

Många organisationer har funnit telefonkonferenser för att vara ett effektivt sätt att få jobbet gjort. Om du redan kontakt med era medlemmar och personal via telefonkonferenser du kan expandera på detta genom att välja ett system för webbkonferenser som integrerar telefonkonferenser tillsammans med online-konferens. Den kombinerade tjänsten ger dig enkel telefonkonferenser tillsammans med de förbättrade visuella och presentation funktioner i online-konferenser.

Vissa tjänster tillåter värd att betala långväga räkningen av alla deltagare (avgiftsfritt videokonferenser), medan andra kräver varje deltagare för att täcka sina långväga avgifter.

Tre. Gör alla dina konferensdeltagare använder samma typ av dator?

Om dina deltagare kommer att använda en mängd olika datorer (PC, Mac, Linux) då du kommer att gynnas mest av att välja ett system webbkonferenser som fungerar på alla plattformar. Medan tidigare konferenssystem krävs nedladdning av komplex programvara som skulle fungera enbart på angivna operativsystem, är nyare videokonferenser format levereras online och är webbaserat. De fungerar på alla operativsystem och om din i en eklektisk publik, då du kommer att få bästa resultat med denna typ av konferenser.

4. Kommer det att vara nödvändigt för en av dina tekniker för att “ta över” och driva datorerna av någon av dina deltagare?

Om du vill använda videokonferenser som ett serviceverktyg och vill undvika att behöva skicka ut ditt serviceteam på fysiska besök till kunder, kan du spara en hel del restid och kostnad genom att välja en webb-och videokonferens system som gör att många konferensen att gå online och faktiskt ta kontroll över datorn för kunden eller konferensdeltagare. Om du tittar på webbkonferenser som en kundservice verktyg, då denna funktion kommer förmodligen att ge dig en av de viktigaste fördelarna som du kan önska.

Fem. Vill du göra en online-enkät eller undersökning under konferensen?

Om du har en stor organisation och vill göra en snabb och noggrann enkät av yttrande eller rösta i en viss fråga och sedan de nya vallokalerna kapaciteten hos den mest avancerade tjänster webbkonferenser blir en viktig funktion för dig.

Likaså om du behöver samla demografisk information om dina mötesdeltagare, få värdefull input, eller quiz och testa dina deltagare, då de nya online-undersökning dugligheten för befintliga system webbkonferenser blir en viktig funktion för att leta efter när du väljer din konferens format. Data från dessa typer av online-“undersökningar” kan normalt sparas och användas för framtida bruk.

6. Vill du brainstorma på nätet, med hjälp av en “whiteboard”?

Brainstorming är ett bra sätt att utnyttja de idéer i en grupp och att komma med och välja nya idéer. Om detta är vad du vill göra när du håller fysiska möten, kommer du förmodligen vill kunna göra samma sak i dina virtuella möten också. Detta är nu möjligt i några av de mer avancerade systemen webbkonferenser med hjälp av en “grupp notepad” som gör att mötesdeltagarna att utnyttja en delad arbetsyta. Resultaten av dessa brainstormingmöten kan typiskt sparas i ett förvaringsutrymme.

Vilka av dessa funktioner kommer att gynna dig mest? Det beror helt på dina behov. Men en sak är säker: när du upplever bekvämligheten av online-möten, kommer du inte vill gå tillbaka till den tid då varje möte krävt att du måste packa upp väskan och få på ett flygplan.